eml 和 msg 差異比較:Outlook 郵件該存哪一種?

兩種格式都是把一封郵件存成一個檔案。差別在於 .eml 是公開的網際網路 標準,而 .msg 是流出到外界的微軟內部實作細節。

簡短結論:該存哪一種?

• 存成 .eml:郵件要在 Outlook 以外開啟時,例如 Mac、手機、Gmail、 Thunderbird 或歸檔系統。
• 保留 .msg:檔案要當作證據,或要完整保留 Outlook 項目時。它保留 Exchange 寄件人資訊、旗標與類別,也是兩者中唯一能存約會、聯絡人和工作的格式。
• 不確定時:先留 .msg。之後隨時可以轉成 .eml,反過來則補不回 .eml 已經丟掉的資訊。

Outlook 會給你哪一種格式

很多時候你沒得選。Windows 傳統版 Outlook 不論用「檔案 → 另存新檔」或直接把郵件拖到 桌面,存出的都是 .msg,沒有 .eml 選項。Mac 版 Outlook 把郵件拖出來會得到 .eml,新版 Outlook for Windows 與 Outlook 網頁版 下載郵件時也是存成 .eml。

一覽表

.msg 保留了哪些 .eml 做不到的東西

.msg 是 Outlook 項目的快照,而不是網際網路郵件的快照,所以它保留了 許多從未走過 SMTP 的資訊:

• 訊息類別 —— 這個項目究竟是郵件、約會、聯絡人還是工作。
• Exchange 位址 —— 內部寄件者與收件者的 /O=…/OU=…/CN=… legacy DN,常常是某個內部信箱屬於誰的唯一紀錄。
• 投票回覆、旗標、分類與後續追蹤狀態。
• 草稿 —— 未寄出的郵件根本沒有網際網路標頭,轉檔時遺失的是 一開始就不存在的路由資訊。

.eml 的優勢

• 到處都能開,所有平台的郵件軟體都原生支援,見.eml 檔怎麼開。
• 可以直接 grep。純文字表示能用一般命令列工具搜尋、比對與處理。
• 檔案更小,不需要背負複合文件的額外結構,也不會同時存 RTF 與 HTML 兩份內文。
• 更耐久。有文件、基於文字的標準,在今天的軟體都消失之後仍然 讀得懂。

為什麼同一封郵件在兩種格式下大小不同

轉檔之後檔案通常會變小,有時小一半。那並不是像第一眼看起來的那種資料遺失 —— 大部分只是重複的部分消失了。

一個 .msg 常常把內文存了兩三份:HTML、壓縮 RTF、純文字。 它還帶著一堆網際網路郵件根本沒有欄位可以放的 MAPI 記帳資料。.eml 只保留一棵 MIME 樹,所以那些替代版本會收斂成郵件用戶端真正需要的部分。

封存或電子證據系統期待的是哪一種

如果你轉檔的理由是下游有系統要吃這封信,那兩種格式的待遇並不相同:

• 封存與案件管理系統幾乎一律接受 .eml, 因為那是郵件實際傳輸的格式。對 .msg 的支援很常見但不保證, 而且往往是要另外付費的模組。
• 全文索引工具可以直接讀 .eml。 要索引 .msg 則需要一個懂壓縮 RTF 的解析器 —— 少了它的索引器會記錄一段空白內文,同時回報「成功」。
• 長期保存偏好 .eml,理由很單純: 那是二十年後用任何編輯器都讀得懂的文字。.msg 則需要一個能運作的 OLE2 實作才有任何意義。

什麼時候該把 .msg 轉成 .eml

以下情況建議轉檔:

• 要在沒有 Outlook 的 Mac、Linux 或手機上開啟郵件;
• 要匯入非微軟的郵件軟體或封存系統;
• 要長期保存,並確保未來仍讀得懂;
• 要把郵件交給不使用 Outlook 的人。

但若該項目是證物、是約會或聯絡人而非郵件,或 Exchange 內部寄件者資訊很重要時, 請一併保留原始的 .msg。

怎麼轉

在檢視器中開啟檔案,選擇匯出 → 另存為 .eml。 轉換在你的瀏覽器內完成,產生的 MIME 郵件會同時包含純文字與 HTML 兩種內文, 每個附件重新編碼為 base64 分段,內嵌圖片也保留原本的 Content-ID,因此在內文中 依然顯示得出來。

常見問題

Outlook 郵件該存成 .eml 還是 .msg?

郵件要在 Outlook 以外開啟(Mac、手機、Gmail、Thunderbird 或歸檔系統)就存 .eml。要當作證據,或是約會、聯絡人、工作項目,就保留 .msg,因為它保留了 .eml 會丟掉的 Outlook 專屬資料。不確定時先留 .msg:之後隨時能轉成 .eml,反過來則會有資料補不回來。

長期保存郵件,用 .eml 還是 .msg 比較好?

長期保存建議用 .eml。它是公開的純文字標準,任何郵件軟體、歸檔系統或搜尋工具都讀得懂。若郵件可能要當作證據,也一併保留 .msg,因為它有 Exchange 寄件人資訊、旗標與類別,這些 .eml 沒有地方存。

Outlook 可以開 .eml 檔嗎?

可以。Windows 與 Mac 版 Outlook 都能開啟 .eml:直接點兩下,或拖進 Outlook。大多數其他郵件軟體也能開 .eml,這也是分享時偏好它的主要原因。

.msg 轉 .eml 會遺失附件或圖片嗎?

不會。附件會以 MIME 區段完整保留,內嵌圖片保有 Content-ID,所以在內文中仍會正常顯示。會遺失的是 Outlook 專屬資料:Exchange 內部位址、旗標、類別與投票狀態。

為什麼 .eml 檔比 .msg 小?

.msg 常把內文存兩三份(HTML、壓縮 RTF、純文字),再加上 Outlook 的內部紀錄。.eml 每個部分只存一份。郵件內容沒有遺失,少掉的是重複的部分。

沒有 Outlook 怎麼把 .msg 轉成 .eml?

在 msglens.app 的檢視器開啟 .msg,選「匯出」再選「另存為 .eml」。轉檔在你的瀏覽器裡進行,檔案不會上傳。